Moni yrittäjä huomaa pitävänsä “lomaa” niin, että sähköpostit pysyvät auki, puhelin soi normaalisti ja laskut hoidetaan mökkilaiturilta käsin. Yrittäjän arjessa vastuu ei katoa lomakauden alkaessa, minkä vuoksi lomalle jääminen voi tuntua vaikealta, tai jopa mahdottomalta. Tässä postauksessa kerromme miten yrittäjän vuosilomasta tehdään pitkin vuotta ja etenkin kesäaikana mahdollista sekä miten yrittäjä voi valmistautua lomaan talouden, asiakastyön, kassavirran ja käytännön järjestelyjen näkökulmasta.
Palautuminen on tärkeää myös yrittäjälle – usein jopa tärkeämpää kuin työntekijälle. Yrityksen toiminta nojaa monessa tapauksessa yrittäjän omaan jaksamiseen, päätöksentekokykyyn ja työpanokseen. Hyvin suunniteltu loma ei ole liiketoiminnasta pois, vaan pitkällä aikavälillä usein juuri sen parhaaksi.
1. Aloita suunnittelu ajoissa
Yrittäjän loma onnistuu harvoin täysin spontaanisti. Mitä aikaisemmin lomaa alkaa suunnitella, sitä helpompi yrityksen toiminta on järjestää kuntoon lomaa varten.
Hyvä käytäntö on aloittaa valmistelut ainakin 1–2 kuukautta ennen pidempää lomaa, ja aloilla jotka painottuvat vahvasti tiettyihin sesonkeihin, kannattaa suunnittelu aloittaa jo aiemmin.
Suunnittelussa kannattaa miettiä:
- milloin liiketoiminnassa on luonnostaan hiljaisempi aika; suunnittele loma sesonkiaikojen ulkopuolelle
- mitä tehtäviä pitää hoitaa ennen lomaa; pitääkö kirjanpitoon tai asiakkaille ilmoittaa lomasta, onko saapuvia toimituksia syytä myöhästyttää ja niin edelleen
- voiko jotain automatisoida tai delegoida; onko järkevää hankkia tuuraaja, ajastaa myyntilaskujen lähetys tai laskujen maksut ja niin edelleen.
- miten asiakkaat tavoittavat yrityksen poissaolon aikana; pystytkö jättämään poissaolosähköpostin ja yritys on kokonaan kiinni lomasi ajan, annatko kiireellisiä asioita varten puhelinnumeron vai onko yrityksessä tuuraaja.
2. Huolehdi kassavirrasta ennen lomaa
Yksi yrittäjän tärkeimmistä lomaan liittyvistä asioista on kassavirta. Vaikka yrittäjä olisi lomalla, yrityksen kulut, kuten vuokrat, vakuutukset, ohjelmistot, lainat, palkat, verot ja maksut jatkuvat usein normaalisti.
Siksi ennen lomaa kannattaa tarkistaa:
- mitä laskuja erääntyy loman aikana
- paljonko tilillä on puskuria
- onko tulossa isoja veroeriä
- onko asiakkailta avoimia saatavia
Moni yrittäjä helpottaa lomakautta lähettämällä laskut ajoissa ennen lomaa ja seuraamalla aktiivisesti maksujen saapumista.
3. Laskuta ajoissa
Yksi yleisimmistä yrittäjän kesäloman kassahaasteista liittyy myöhästyneeseen laskutukseen. Jos laskutus jää tekemättä loman takia, voi kassavirta kiristyä juuri kriittisellä hetkellä, rahat saapuvat myöhemmin kuin on totuttu ja talous voi hetkellisesti olla tiukilla. Myös vastaanottajalla voi laskujen hyväksyjä olla etenkin kesän lomakaudella olla poissa, joten laskutus kannattaa huolehtia jotta etenkin kesäloman jälkeen syksun aloitus ei tunnu ainakaan tämän taki vaikealta.
Siksi ennen lomaa kannattaa:
- laskuttaa kaikki valmiit työt
- lähettää toistuvat saman suuruiset laskut ajoissa
- tarkistaa avoimet projektit ja pohtia mitä niistä voisi laskuttaa jo nyt
- automatisoida laskutusta mahdollisuuksien mukaan
Sähköinen taloushallinto helpottaa tässä huomattavasti, koska laskutusta ja maksuseurantaa voi tarvittaessa hoitaa myös kevyemmin etänä.
4. Tarkista verot ja viranomaisvelvoitteet
Loma ei siirrä viranomaispäivämääriä. Siksi ennen lomaa kannattaa tarkistaa:
- ALV-ilmoitukset
- ennakkoverot
- työnantajasuoritukset
- palkanmaksut
- mahdolliset tulorekisteri-ilmoitukset
Moni yrittäjä helpottaa lomaa sopimalla kirjanpitäjän kanssa etukäteen kuka hoitaa mitäkin, milloin aineistot pitää toimittaa ja mitä loman aikana tapahtuu puolin sekä toisin. Kun näistä huolehditaan, on loma stressittömämpää sekä yrittäjälle että kirjanpitäjälle.
5. Informoi asiakkaita ajoissa
Asiakkaat suhtautuvat yleensä hyvin yrittäjän lomaan, kun siitä viestitään selkeästi. Hyvä ennakkoviestintä sisältää:
- poissaoloajan
- mahdollisen sijaisen yhteystiedot
- tiedon miten toimia kiireellisissä tilanteissa
Tämä vähentää huomattavasti stressiä loman aikana sekä yrittäjältä, että asiakkailta. Mitä aiemmin ilmoitat asiakkaillesi lomasta, sitä paremmin ja stressittömämmin se voi alkaa.
Suosittelemme aina ilmoittamaan lomasta mahdollisimman monessa kanavassa ja tavalla, kuten esimerkiksi:
- Päivittämällä loma-ajan tiedot verkkosivuille; mikäli putiikki, tehdas tai vastaanotto on kiinni tietyn ajan, kannattaa se ehdottomasti tehdä näkyväksi myös verkkosivuille
- Lähettämällä asiakasrekisterille viesti loma-ajasta; näin voi buustata myös myyntiä ennen ja jälkeen loman, etenkin palveluammateissa nykyasiakkaat aktivoituvat kun tietävät että tietyssä hetkessä suosikkitekijä ei ole saatavilla
- Ilmoittamalla asiasta sosiaalisen median kanavissa; lomasta voi ilmoittaa jo hyvissä ajoin ennakkoon, ja vielä tehdä julkaisun jossa kerrotaan viralliset loma-ajat ja käytänteet.
Ilmoittaminen on siksikin tärkeää, että uutisoimattomuus voi kieliä siitä, että lomaa ei pidetä tai esimerkiksi toimipiste ei ole kiinni. Tämäkin on täysin normaalia, mutta mikäli lomaa pitää ja yrittäjä tai työntekijät eivät ole tavoitettavissa kun asiakas tarvitsee, saattaa se vaarantaa asiakassuhdetta.
6. Mieti, kuinka “lomalla” haluat olla
Kaikille yrittäjille täydellinen irrottautuminen ei ole realistista, rentouttavaa tai edes tarpeellista. Siksi kannattaakin miettiä etukäteen:
- tarkistatko sähköpostin kerran päivässä, pari kertaa viikossa, kerran viikossa tai et ollenkaan
- vastaatko puheluihin ja mitä teet, jos huomaat saavasi jatkuvasti puheluita
- hoidatko kiireellisiä asioita, kuten kirjanpitoa tai yksittäisiä sähköposteja
- pidätkö täysin vapaan jakson, vaikka osan lomasta tekisitkin hiukan hallinnollisia töitä
Selkeät rajat helpottavat myös palautumista! Kun teet niin teet, ja muun ajan voi lomailla rauhassa.
7. Muista myös oma palkka ja lomaraha-ajattelu
Yrittäjällä ei yleensä ole samanlaista palkallista vuosilomaa kuin työntekijällä. Siksi lomaan kannattaa varautua myös taloudellisesti. Moni yrittäjä tekee käytännössä oman “lomarahastonsa”:
- siirtää kuukausittain puskuria säästöön
- huomioi hiljaisemmat kuukaudet budjetissa
- ennakoi lomakauden tulotason laskua
Näin loma ei aiheuta ylimääräistä talousstressiä, ja palkan voi maksaa itselleen totutulla tavalla.
8. Automatisointi helpottaa yrittäjän lomaa
Nykyiset sähköiset järjestelmät auttavat yrittäjää huomattavasti. Meidän asiakkaillamme on sähköisen taloushallinnon ohjelmistoista käytössä joko Netvisor rai Finago Procountor, joissa lisenssistä riippuen voi automatisoida esimerkiksi:
- laskutuksen toimet
- sähköisen hyväksyntäkierron
- ajastetut maksut
- automaattiset muistutusviestit
Nämä voivat pitää yrityksen arkea pyörimässä myös loman aikana.
Yhteenveto
Yrittäjän tai pienen yrityksen loma ei synny sattumalta – mutta hyvällä suunnittelulla se on täysin mahdollinen!
Kun talous, laskutus, viranomaisasiat ja asiakasviestintä ovat kunnossa ennen lomaa, yrittäjä ja pieni yritys voi oikeasti hengähtää ilman jatkuvaa huolta siitä, mitä yrityksessä tapahtuu poissaolon aikana.
Hyvin hoidettu loma ei ole merkki siitä, että yrittäjä tekee vähemmän töitä. Se on merkki siitä, että yritystä johdetaan pitkäjänteisesti ja kestävällä tavalla.