Jokainen yrittäjä pohtii varmasti, kuinka säästää ja missä kohdin yritystoimintoja säästää. Kirjanpito on yksi näistä toiminnoista, joissa säästöä saattaa tapahtua huomaamatta tehostamalla kaikkien työntekoa ja prosesseja. Nappaa ohesta viisi vinkkiä kuinka säästää kirjanpidon kustannuksissa!
1. Investoi sähköiseen taloushallintajärjestelmään
Sähköisen taloushallintajärjestelmän avulla kaikki kirjanpidon materiaalit säilyvät yhdessä paikassa ja esimerkiksi materiaalien toimittaminen helpottuu! Käyttöönoton jälkeen kaukana ovat ne ajat, kun mapit ja kuitit piti toimittaa kädestä pitäen fyysisinä kopioina kirjanpitäjän pöydälle.
Sähköinen taloushallintajärjestelmä, kuten Procountor tai Netvisor, tarjoaa myös apuja yrityksen budjetointiin ja tehostaa ennustettavuutta. Olemme Netvisorin Premium-tason kumppani, ja Procountorin Platina-tason kumppani.
2. Toimita materiaalit ajallaan
Kirjanpidossa, kuten monesti muutenkin yritystoiminnassa, asioilla on aikataulu ja ”deadline”, jolloin tietyt toimet tulee olla tehtynä. Maksuperusteesta, yritysmuodosta ja yrityksen koosta riippuen kirjanpidon määräpäivät vaihtelevat, jotka taasen asettavat määräpäiviä esim. ennakko- ja arvonlisäverojen maksuill.
Tarvittavien kuittien ja muiden materiaalien toimittaminen sovitun aikataulun mukaan säästää kaikkien osapuolien työaikaa! Kirjanpitäjäsi (ja monesti myös sähköisen taloushallinann järjestelmäsi) antaa sinulle tietyt aikataulut, joiden mukaan toimia.
3. Palkkaa tehokas kirjanpitotoimisto
Kirjanpidon tekeminen itse etenkin pidemmällä aikavälillä syö tehokasta työaikaa ja kirjanpitäjän kulu maksaa itsensä äkkiä takaisin. ”Tein itse ja säästin” ei kannata pidemmällä aikavälillä aktiivisen liiketoiminnan kanssa.
Kuvittele esimerkiksi kuukausittaisen kirjanpidon teko kirjanpitäjän kanssa; keräät kuitit ja muut dokumentit, syötät ne sähköisen taloushallinnan järjestelmään ja lähetät tiedot kirjanpitäjälle. Oma osuutesi on tehty! Sen sijaan tehdessäsi kirjanpidon itse, olisit vasta prosessin alussa kuitteja kerätessäsi.
4. Informoi kirjanpitäjää muutoksista
Kirjanpitäjän pitäminen ajan tasalla yrityksen toiminnasta, kuten yrityksen kautta sijoittamisesta tai omistajuusmuutoksista, säästää työaikaa. Kun kirjanpitäjä saa tiedot pikimmiten, ei hänen tarvitse arvuutella mitä tietty rivi tarkoittaa tai miksi yrityksen tililtä onkin yht. äkkiä lähtenyt suuria summia rahaa. Hän pystyy myös neuvomaan tietyissä asioissa etukäteen, jotta työaikaa säästyy molemmilta osapuolilta.
5. Kilpailuta pankkipalvelut aika ajoin
Toisinaan ei tule ajatelleeksi, että yrityksetkin voivat kilpailuttaa pankkipalvelut ja saada taloushallinnon ja yrityksen kuluja alemmas. Pankkikuluissa voi olla alueittain ja pankeittain suuriakin eroja, etenkin vakuutusten ja tilinhoitomaksujen osalta. Nykyistä sopimusta on hyvä pitää pohjana, ja käyttää saamiasi tarjouksia neuvotteluvalttina joko nykyisen pankin suuntaan, tai muiden kanssa neuvotellessa.
***
Halutessasi säästää kirjanpidon kustannuksissa, suosittelen kääntymään ammattilaisten puoleen – ota yhteyttä Taloustietäjiin!