Uuden yrityksen perustaminen on täynnä innostavia hetkiä, mutta myös käytännön kysymyksiä. Niistä yksi tärkeimmistä on rahaliikenteen järjestäminen, sillä uuden yrittäjän rahaliikenne on erittäin tärkeä hoitaa alusta alkaen huolella.
Sen järjestämisessä kohtaa nopeasti muun muassa seuraavia kysymyksiä; miten raha alkaa liikkua? Miten laskutan? Mihin tarvitsen tilin?
Tässä postauksessa käymme läpi tärkeimmät perusasiat selkeästi ja käytännönläheisesti, jotta rahaliikenne pysyy hallinnassa jo yrityksen ensimetreistä lähtien. Löydät aiemmat postaukset täältä: Uuden yrittäjän taloustieto -blogisarja.
1. Avaa yritykselle oma pankkitili
Yrityksen ja henkilökohtaisen talouden eriyttäminen alkaa pankkitilistä. Olemme aiemmin puhuneet kalliista alkuvaiheiden virheistä, ja yhden ja saman pankkitilin käyttäminen etenkin toiminimiyrittäjyydessä voi koitua kohtaloksi nopeastikin.
Vaikka laki ei edellytä erillistä yritystiliä kaikilta yritysmuodoilta, se on aina suositeltavaa – ja me tuppaamme sanoa että käytännössä välttämätöntä, kun yritystoiminta lähtee oikeasti käyntiin.
Yritystililtä hoidetaan muun muassa:
- laskutuksen vastaanotto
- maksuliikenne
- verojen maksut
- yrityksen kulut
- yrittäjän palkka tai yksityisnostot.
Erillinen tili tekee kirjanpidosta selkeää ja läpinäkyvää, ja se helpottaa itse yrittäjän arkea enemmän kuin moni osaa etukäteen arvioida. Erillisen pankkitilin avulla täsmälleen mitkä menot ja tulot kuuluvat yritykselle.
2. Hoida laskutuskanavat ja -välineet kuntoon
Laskuttaminen on yrittäjän elinehto ja se vaatii muutaman perusasian olevan kunnossa. Laskujen luontia varten tarvitset:
- Y-tunnuksen
- Pankkitilin (suotavaa olla yrityksen pankkitili)
- Laskutusohjelman tai sähköisen taloushallintojärjestelmän.
Sähköinen taloushallinnon järjestelmä tekee elämästä helppoa, sillä ohjelma
- luo laskut automaattisesti pohjien avulla
- lähettää ne verkkolaskuina
- muistuttaa erääntyneistä maksuista
- kohdistaa suoritukset oikein
- arkistoi kaiken kirjanpitoa varten.
Se osaa myös avustaa ottamaan huomioon oikeat laskutusmerkinnät, kuten ALV-tiedot, eräpäivän ja maksutiedot.
Sähköinen taloushallinnon ratkaisu on lisäksi paljon muuta, ja toimii hyvänä yhteydenpito- ja raportointivälineenä yhdessä taloushallinnon ja kirjanpitäjän kanssa.
Me suosittelemme erilaisiin tilanteisiin eri järjestelmiä ja sopimusmalleja, ja olemme ammattilaisia sekä Netvisorin että Procountorin kanssa.
3. Pohdi tarvitsetko maksupäätteitä tai verkkomaksutapoja
Maksupäätteiden ja verkkomaksutapojen tarviseminen riippuu siitä, onko sinulla uutena yrittäjänä rahaliikennettä esimerkiksi messuilla, myymälässä tai verkkokaupassa.
Maksupääte on tarpeen, jos:
- myyt tuotteita tai palveluja fyysisesti asiakkaille
- toimit tapahtumissa, messuilla tai pop-upeissa
- haluat tarjota fyysisen korttimaksun, Apple Payn tai Google Payn mahdollisuuden.
Nykyiset mobiilipäätteet ovat kevyitä, edullisia ja integroitavissa laskutus- ja kirjanpitojärjestelmiin.
Verkkomaksut ovat hyödyllisiä, jos:
- myyt verkkokaupassa
- tarjoat varaus- tai ajanvarauspalvelua
- haluat tarjota asiakkaalle mahdollisuuden maksaa lasku suoraan verkossa.
Sopivaa ratkaisua valitessasi on myös pohdittava miten se mm. käy yhteen nykyisen taloushallinnon työkalusi kanssa ja mitkä eri palveluiden kustannukset ovat. Palveluissa, maksupäätteissä ja palveluntarjoajissa on suuresti eroja hinnoittelussa ja tarjoomassa.
Tärkeintä on varmistaa asiakkaalle mahdollisimman helppo rahaliikenne, joka taas ei kuormita kirjanpitoa.
4. Erota yrityksen ja oma rahankäyttö selkeästi
Tämä on yksi yleisimmistä kompastuskivistä uusilla yrittäjillä. Erottelu on tärkeää, sillä niin
- kirjanpitovirheet vähenevät
- verotus pysyy selkeänä
- kassavirta on helpompi seurata
- yrittäjä näkee todellisen tuloksensa ja kulunsa
Tämän toteuttaminen käytännössä ei ole vaikeaa, mutta vaatii järjestelmällisyyttä ja tarkkuutta jokaisen osto- ja myyntitapahtuman osalta.
- käytä vain yritystilillä yrityksen rahoja
- maksa yksityiset menot omalta henkilökohtaiselta tililtä
- yrityksestä nostetaan palkkaa, osinkoa tai toiminimiyrittäjänä yksityisnostoja yrityksen tililtä henkilökohtaiselle tilille
- pidä kuiteista huolta, vaikka käyttäisit sähköistä järjestelmää
Sähköinen taloushallinto tekee tästä helpompaa: kuitit voi kuvata heti ja kohdentaa oikeisiin kululuokkiin saman tien. Myös laskut ja niihin liitetty tilinumero ovat aina yrityksen, kun ne hoidetaan sähköisen järjestelmän kautta.
5. Huolehdi kuiteista ja tositteista heti
Hyvin järjestetty rahaliikenne edellyttää järjestelmällistä ja jatkuvaa dokumentointia. Jokainen meno ja tulo tarvitsee tositteen, ja jokaisen tositteen tulee olla tallessa.
Fiksuin tapa hoitaa kuittien ja tositteiden hallinta on:
- kuvata kuitti sähköisen taloushallinnon puhelinsovelluksella (tai ihan puhelimen galleriaan) heti ostohetkellä
- lisätä tarvittaessa sille lyhyt selite (”asiakastarjoilu”, ”työväline”…)
- Siirtää sähköpostiin tulevat kuitit yhteen kansioon, ja tehdä oma kansio esim. joka kuukaudelle
Näin kuitit eivät katoa, ja kirjanpito pysyy ajantasaisena ilman kuukausittaista kuittikaaosta.
6. Tee rahaliikenteestä rutiini
Yrittäjän ei tarvitse käyttää päiviä taloushallintoon, vaan pienellä rutiininomaisella työllä pääsee jo pitkälle. Pidä mielessä siis seuraavat asiat:
- tarkista viikoittain saapuneet ja erääntyvät laskut
- laskuta työsi heti kuin mahdollista, tai aina samassa rytmissä esimerkiksi kuun viimeisenä päivänä
- seuraa kassatilannetta säännöllisesti ja ennakoi isot menoerät
- hoida kuitit järjestykseen heti niiden syntyessä ja saapuessa
- vältä yllättäviä veromätkyjä ennakoimalla maksujen aikataulua
Yhdessä kirjanpitäjän kanssa voit myös suunnitella ennakkoverot ja maksujärjestelyt niin, ettei mikään tule yllätyksenä. He auttavat myös mikäli tuntuu, että rahaa olisi sijoitettavaksi rahastoisin, varastoon tai kalustoon.
Hyvin hoidettu rahaliikenne tarjoaa mielenrauhaa ja selkeää suuntaa
Alkuvaiheessa tehdyt fiksut valinnat helpottavat yrittäjän arkea pitkälle tulevaisuuteen. Selkeä uuden yrittäjän rahaliikenne, sähköinen taloushallinto ja omien sekä yrityksen varojen erottelu luovat perustan yrityksen taloudelle ja antavat sinulle tilaa keskittyä itse liiketoimintaan.
Jos haluat apua rahaliikenteen käytäntöihin, järjestelmien valintaan tai laskutuksen sujuvoittamiseen, me TiliPenninkillä autamme mielellämme. Ota yhteyttä ja keskustellaan tilanteestasi avoimesti!