Kirjanpitoa tehdessä yksi keskeinen valinta liittyy siihen, milloin tulot ja menot kirjataan. Tämä voi kuulostaa pieneltä yksityiskohdalta, mutta käytännössä sillä on iso vaikutus siihen, miltä yrityksen talous näyttää ja miten sitä johdetaan. Suoriteperusteinen ja maksuperusteinen kirjanpito ovat Suomessa yleisimmät kirjanpidon tavat, mutta olemassa on myös laskutusperusteinen kirjanpito.
Käymme tässä postauksessa läpi nämä kaikki vaihtoehdot ja kerromme mitä etuja niissä on, mitkä ovat niiden eroavaisuudet, mitkä sopivat millekin yritysmuodolle ja kuinka valita sopiva kirjanpitomuoto.
Miksi kirjanpitotavalla on väliä?
Kirjanpitotapa ei ole pelkkä tekninen valinta, vaan sillä on suora vaikutus siihen, miten yrityksen taloutta ymmärretään ja johdetaan. Se määrittää mm. miltä tulos näyttää eri kuukausina, miten kannattavuutta tulkitaan ja jopa millaisia päätöksiä yrittäjä tekee arjessa.
Maksuperusteinen kirjanpito voi antaa nopean ja selkeän kuvan kassatilanteesta, mutta samalla se voi vääristää kokonaiskuvaa. Esimerkiksi tilanne, jossa paljon laskuja on lähetetty mutta niitä ei ole vielä maksettu, voi näyttää heikolta vaikka todellisuudessa yrityksellä menisi hyvin. Vastaavasti suuri kertamaksu voi näyttää yksittäisen kuukauden poikkeuksellisen hyvältä, vaikka se ei kerro koko totuutta liiketoiminnan kannattavuudesta.
Suoriteperusteinen kirjanpito taas tasoittaa tätä kuvaa ja näyttää liiketoiminnan todellisen tilanteen: mitä on oikeasti myyty ja mitä kuluja on syntynyt tiettynä ajanjaksona. Tämä on erityisen tärkeää silloin, kun tehdään päätöksiä hinnoittelusta, investoinneista, rekrytoinneista tai kasvusta. Kun luvut perustuvat oikeaan ajankohtaan, päätöksetkin perustuvat realistiseen tietoon.
Laskutusperusteinen kirjanpito sijoittuu näiden väliin ja voi joissain tilanteissa tarjota helpotusta, mutta se ei täysin korvaa suoriteperusteisen kirjanpidon tarkkuutta eikä maksuperusteen kassavirran selkeyttä.
Kirjanpitotavan lisäksi on tärkeää huomioida, että arvonlisäverotus (ALV) ei aina seuraa samaa logiikkaa kuin kirjanpito. Esimerkiksi suoriteperusteisessa ALV:ssa vero saateaan maksaa usein jo ennen kuin asiakas on maksanut laskun, kun taas maksuperusteisessa ALV:ssa vero maksetaan vasta, kun raha on saatu. Usein ALV-maksutapa ja kirjanpitotapa kulkevat käsi kädessä; myös 500 000 euron liikevaihtoraja tuo omat sääntönsä tavan valintaan.
Suoriteperusteinen kirjanpito – yleisin ja tarkin tapa
Suoriteperusteinen kirjanpito on yleisin ja myös tarkin tapa seurata yrityksen taloutta. Tässä mallissa tulot ja menot kirjataan sille ajankohdalle, jolloin työ on tehty tai tavara toimitettu, riippumatta siitä, milloin raha todellisuudessa liikkuu. Tämä tarkoittaa, että esimerkiksi joulukuussa tehty ja laskutettu työ näkyy joulukuun tulona, vaikka asiakas maksaisi laskun vasta tammikuussa.
Suoriteperuste antaa realistisen kuvan yrityksen kannattavuudesta, koska se kohdistaa tuotot ja kulut oikeille ajanjaksoille. Tämä tekee siitä erityisen hyödyllisen silloin, kun yrityksessä halutaan seurata talouden kehitystä tarkasti ja tehdä päätöksiä esimerkiksi hinnoittelusta, investoinneista tai kasvusta.
Suoriteperusteinen arvonlisävero kulkee hyvin yhdessä suoriteperusteisen kirjanpidon kanssa. Arvonlisäveroa voi maksaa suoriteperusteine kirjanpidon kanssa myös maksuperusteisesti mutta vain 500 000 euroon asti, jolloin senkin on vaihduttava suoriteperusteiseen – näiden tapojen eroaminen saattaa myös kasvattaa virhemarginaalia ja tehdä kassavirrasta vähemmän ennustettavaa. Näin ollen voi olla järkevää valita suoraa suoriteperusteinen ALV- ja kirjanpitotapa jo alusta asti. Myös tilinpäätöksen tehdään aina suoriteperusteisesti, ja näin kaikki pysyisivät linjassa jatkuvasti.
Vaikka suoriteperusteinen kirjanpito vaatii hieman enemmän ymmärrystä ja järjestelmällisyyttä, se tarjoaa selkeimmän kokonaiskuvan liiketoiminnan todellisesta tilanteesta. Siksi se on käytännössä vakiotapa erityisesti osakeyhtiöissä ja kaikissa yrityksissä, joissa toiminta on vähänkään laajempaa.
Maksuperusteinen kirjanpito – yksinkertainen ja käytännönläheinen
Maksuperusteinen kirjanpito perustuu siihen, milloin raha liikkuu yrityksen tilillä. Tulot kirjataan silloin, kun asiakas maksaa laskun, ja menot silloin, kun yritys maksaa omat laskunsa. Tämä tekee kirjanpidosta hyvin konkreettista ja helposti ymmärrettävää, koska luvut vastaavat suoraan pankkitilin tapahtumia.
Tämä kirjanpitotapa sopii erityisesti pienille yrityksille ja toiminimiyrittäjille, joilla tapahtumien määrä on rajallinen ja kassavirran seuraaminen on keskiössä. Maksuperuste helpottaa arkea, mutta samalla se voi antaa hieman vääristyneen kuvan yrityksen taloudesta.
Esimerkiksi jo asiakkaalta laskutettu, mutta vielä heidän maksamaton myyntinsä ei näy tulona, mikä voi saada liiketoiminnan näyttämään heikommalta kuin se todellisuudessa on. Lisäksi tilinpäätösvaiheessa kirjanpito joudutaan usein oikaisemaan suoriteperusteiseksi, mikä tuo lisätyötä.
Mikäli valitset maksuperusteisen kirjanpitotavan, on hyvä valita myös maksuperusteinen arvonlisäveron tilitys. Tällöin virheriski pienenee, ja talous pysyy helpommin ymmärrettävässä linjassa. Huomioitavaa on kuitenkin, että maksuperusteinen arvonlisäveron tilitys on mahdollista vain 500 000 euron liikevaihtoon asti niillä, jotka seuraavat kirjanpitolakia (esimerkiksi yksityiset maa-, metsä- ja kalatalouden harjoittajat ovat poikkeus). Maksuperusteinen ALV ei sovi myöskään tuonnin, viennin, yhteisömyynnin tai käännetyn verovelvollisuuden kanssa käytettäväksi.
Laskutusperusteinen kirjanpito – kahden aiemman välimuoto
Laskutusperusteinen kirjanpito sijoittuu maksu- ja suoriteperusteen väliin. Tässä mallissa tulot kirjataan silloin, kun lasku lähetetään asiakkaalle, ja menot silloin, kun lasku vastaanotetaan. Tämä tarkoittaa, että kirjanpito ei seuraa rahavirtaa, mutta ei myöskään täysin sitä hetkeä, jolloin työ on tehty tai tavara toimitettu.
Laskutusperuste tuo mukanaan tiettyä ennakoitavuutta, koska kirjanpito reagoi heti laskutukseen eikä vasta maksutapahtumiin. Se voi helpottaa yrityksen talouden hahmottamista verrattuna maksuperusteeseen, mutta ei silti anna yhtä tarkkaa kuvaa kuin suoriteperusteinen kirjanpito.
Tämän vuoksi laskutusperusteista kirjanpitoa käytetään melko harvoin, ja se toimii lähinnä tilanteissa, joissa halutaan kompromissi helppouden ja tarkkuuden välillä. Usein yritykset siirtyvät suoraan maksuperusteesta suoriteperusteeseen ilman tätä välimuotoa.
Yritysmuoto toimii sopivan kirjanpitotavan yhtenä ratkaisijana
Kirjanpitotavan valintaan vaikuttaa merkittävästi yritysmuoto, sillä eri yritysmuodoilla on erilaiset velvoitteet ja käytännöt kirjanpidon toteuttamisessa. Vaikka joissakin tilanteissa yrittäjällä on valinnanvaraa, lainsäädäntö asettaa tietyt raamit, joita on noudatettava erityisesti tilinpäätöstä laadittaessa.
Toiminimiyrittäjällä kirjanpito voi olla kevyempää ja joustavampaa. Usein käytössä on maksuperusteinen kirjanpito, jossa tulot ja menot kirjataan maksujen perusteella. Tämä sopii hyvin tilanteisiin, joissa liiketoiminta on yksinkertaista ja tapahtumia on suhteellisen vähän. Toiminimellä on myös mahdollista käyttää laskutusperusteista kirjanpitoa. On kuitenkin hyvä huomioida, että tilinpäätöstä laadittaessa kirjanpito oikaistaan usein suoriteperusteiseksi, jotta tulos antaa oikean ja riittävän kuvan yrityksen toiminnasta.
Osakeyhtiössä kirjanpidon vaatimukset ovat tiukemmat. Vaikka arjen kirjanpitoa voidaan joissain tapauksissa tehdä maksuperusteisesti, tilinpäätös on aina laadittava suoriteperusteisesti kirjanpitolain mukaisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että suurin osa osakeyhtiöistä käyttää suoriteperusteista kirjanpitoa jo alusta alkaen, jotta vältetään ylimääräinen työ tilikauden lopussa ja saadaan jatkuvasti ajantasainen kuva yrityksen taloudesta. Osakeyhtiössä korostuu myös kirjanpidon rooli päätöksenteon tukena, jolloin tarkempi ja ajantasaisempi tieto on usein välttämätöntä.
Yritysmuoto osaltaan saattaa vaikuttaa myös siihen, mitä ALV-menettelyä kannattaa käyttää, ja miten se suhtautuu kirjanpitotavan valintaan. Esimerkiksi pienet toiminimet hyödyntävät usein maksuperusteista ALV:ia kassavirran hallinnan helpottamiseksi, kun taas suuremmissa osakeyhtiöissä käytetään tyypillisesti suoriteperusteista ALV:ia.
Lopulta yritysmuoto ei pelkästään määritä, mitä kirjanpitotapaa voidaan käyttää, vaan myös ohjaa siihen, mikä tapa on käytännössä järkevin. Kun kirjanpito tukee yrityksen toimintaa ja päätöksentekoa, se ei ole pelkkä pakollinen velvoite, vaan tärkeä työkalu liiketoiminnan kehittämisessä.
Yhteenveto – mitä kirjanpitotapa on sopivin?
Kirjanpitotavan valinta riippuu ennen kaikkea yrityksen koosta, toiminnan luonteesta ja siitä, kuinka tarkasti taloutta halutaan seurata. Pienelle toiminimiyrittäjälle maksuperusteinen kirjanpito voi olla käytännöllinen ratkaisu, sillä se on helppo ymmärtää ja ylläpitää. Kun liiketoiminta on yksinkertaista ja tapahtumia on vähän, tämä riittää usein hyvin arjen tarpeisiin.
Kun yritys kasvaa, toiminta monimutkaistuu ja talouden seurannan merkitys korostuu, suoriteperusteinen kirjanpito nousee tärkeämpään rooliin. Se tarjoaa ajantasaisemman ja realistisemman kuvan yrityksen kannattavuudesta ja auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä. Osakeyhtiöissä suoriteperuste on käytännössä välttämätön viimeistään tilinpäätösvaiheessa, joten usein se kannattaa ottaa käyttöön jo alusta alkaen.
Laskutusperusteinen kirjanpito voi toimia välimuotona tilanteissa, joissa halutaan hieman tarkempi kuva kuin maksuperusteessa, mutta ei vielä siirtyä täysin suoriteperusteeseen. Sen käyttö on kuitenkin harvinaisempaa, eikä se sovellu kaikkiin tilanteisiin.
Lopulta tärkeintä ei ole se, mikä kirjanpitotapa on yleisesti “paras”, vaan se, mikä tukee juuri oman yrityksen arkea ja päätöksentekoa. Kun talous on ymmärrettävässä muodossa, yrittäjän on helpompi reagoida muutoksiin ja suunnitella tulevaa luottavaisin mielin.
Mikäli mietit sopivaa kirjanpitotapaa, kannattaa siitä keskustella Taloustietäjän kanssa! Mikäli sinulta uupuu vielä oma Taloustietäjä, ota meihin yhteyttä!