Yrityksen toimintaan liittyy jatkuvasti erilaiset poistot ja pienhankinnat. Yksi yritys ostaa tietokoneen, toinen työkalun, kolmas tuotantokoneen ja neljäs kalustoa toimitilaansa. Kaikki nämä hankinnat eivät kuitenkaan näy kirjanpidossa samalla tavalla, eikä niistä voi tehdä poistoja samalla tapaa. Tässä postauksessa kertaamme mikä on pienhankinta, miten poistoja tehdään ja miksi tämä on tärkeää!
Mitä tarkoittaa pienhankinta?
Pienhankinnalla tarkoitetaan yrityksen käyttöön hankittua hyödykettä, jonka hankintameno on suhteellisen pieni ja jonka yritys voi tietyin edellytyksin vähentää verotuksessa kerralla. Verotuksessa pienhankinnan raja on postauksen kirjoitushetkellä (elokuussa 2026) 1 200 euroa. Pienhankintana voidaan pitää esimerkiksi työvälinettä tai muuta käyttöomaisuutta, jonka hankintameno on enintään tämän määrän.
Lisäksi pienhankintoihin liittyy verotuksessa yhteensä 3 600 euron vuotuinen vähennysraja. Käytännössä yritys voi siis vähentää verotuksessa pienhankintoina useita enintään 1 200 euron hankintoja, mutta pienhankintojen yhteismäärälle on asetettu vuosikohtainen raja.
Pienhankinnan määrittelyssä ei kuitenkaan katsota pelkästään hintalappua, vaan esimerkiksi hankinnan käyttötarkoituksella ja käyttöiällä on merkitystä. Pienhankinnalla tarkoitetaan nimenomaan käyttöomaisuuteen kuuluvaa hankintaa, joka on arvoltaan vähäinen tai jonka käyttöikä on enintään kolme vuotta. Tärkeää on lisäksi huomioida kokonaisuus, sillä useampi eri osa saattaa muodostaa toimivan käyttöomaisuushyödykkeen, ja näin ollen sitä ei välttämättä voida jakaa useaksi pienhankinnaksi.
Esimerkiksi yrityksen normaaliin toimintaan liittyvät kulut, kuten toimistotarvikkeet, ohjelmistopalvelut tai muut juoksevat kulut, käsitellään yleensä niiden luonteen mukaisina liiketoiminnan kuluina eivätkä ne ole pienhankintaa. Pienhankintaa voivat kuitenkin olla esimerkiksi edullinen puhelin, arkipäiväiset työkalut kuten porakone tai mittalaitteet, erilaiset etikettitulostimet tai muut pienlaitteet tai pienet keittiölaitteet ja -työvälineet.
Miten pienhankinta eroaa isommasta ja arvokkaammasta hankinnasta?
Kun hankinta ylittää pienhankinnan rajat ja kyseessä on yrityksen toiminnassa useita vuosia käytettävä omaisuuserä, hankinta käsitellään tyypillisesti käyttöomaisuutena. Olennaista näiden erossa on se, mitä hankitaan, mihin tarkoitukseen hankinta tulee, kuinka arvokas se on ja kuinka pitkään sitä käytetään.
Tällaisia pitkäikäisiä ja isompia hankintoja voivat olla esimerkiksi:
- tuotantokoneet
- suuremmat työkalut
- kalusto
- tietotekniset laitteet
- ajoneuvot
- rakennukset ja rakennelmat
- muut pitkäaikaiset hyödykkeet.
Hankinnan luonne, eli sen kokonaisuus, arvo ja käyttötarkoitus ratkaisevat sen, miten se käsitellään kirjanpidossa ja millaisia poistoja siitä voidaan tehdä. Käyttöomaisuus onkin näistä kahdesta se, joista poistoja voi tehdä, sillä pienhankinnat eivät kuulu poistojen piiriin vaan ne useimmiten käsitellään kuluina, vaikka pienhankintaa käytettäisiin useamman vuoden ajan.
Mitä tarkoittavat poistot, ja miksi niitä tehdään?
Poistoilla tarkoitetaan sitä, että pitkäaikaisen hankinnan kustannusta ei vähennetä yrityksen kirjanpidossa tai verotuksessa kerralla, vaan kustannus jaetaan useammalle vuodelle. Poistojen taustalla on ajatus siitä, että pitkäaikaisen omaisuuden hankintameno kohdistetaan niille ajanjaksoille, joiden aikana omaisuutta käytetään yrityksen toiminnassa – poistot ovat siis ennen kaikkea tapa käsitellä pitkäaikaisten hankintojen kustannuksia kirjanpidossa ja verotuksessa. Tämä taasen auttaa muodostamaan realistisemman kuvan yrityksen tuloksesta.
Poistojen avulla pitkäaikaisen investoinnin kustannus kohdistetaan useammalle vuodelle. Poisto pienentää kyseisen tilikauden kirjanpidollista tulosta ja verotuksessa vähennyskelpoisena myös verotettavaa tuloa. Poisto ei kuitenkaan tarkoita uutta rahamenoa, sillä investointi on maksettu jo hankintahetkellä. Postauksen kirjoitushetkellä koneista, kalustosta ja niihin verrattavasta irtaimesta käyttöomaisuudesta voi tehdä enintään 25 %:n vuotuisen poiston.
Ajatus on loppupeleissä yksinkertainen: jos yritys ostaa kalliin ja pienhankinnan rajan ylittävän koneen, jota käytetään liiketoiminnassa yli kolme vuotta, myös koneen kustannus kohdistetaan näille vuosille. Jos yritys ostaa esimerkiksi 20 000 euroa maksavan tuotantokoneen ja koneesta tehdään poistoja usean vuoden aikana, koko 20 000 euron hankintameno ei siis näy yhden vuoden kuluna vaan tuo hyötyä verokokonaisuudessa usean vuoden ajan. Tärkeää on kuitenkin huomioida, että rahat kilahtavat kassasta kertaalleen oston yhteydessä (tai osamaksuna mikäli niin sovittu), eikä se vaikuta poistoihin tai hankintamenoon.
Kenelle poistot ja pienhankinnat kuuluvat?
Poistot ja pienhankinnat koskevat yrityksiä, jotka hankkivat liiketoiminnassaan käytettävää käyttöomaisuutta. Niitä voi siis tulla vastaan esimerkiksi toiminimellä, osakeyhtiössä ja muissa yritysmuodoissa.
Yritysmuoto ei kuitenkaan yksin ratkaise sitä, miten hankinta käsitellään. Olennaista on, mitä hankitaan, mihin tarkoitukseen hankinta tulee, kuinka arvokas se on ja kuinka pitkään sitä käytetään. Erityisesti kaluston käyttöiän suunnitelma on hyvä tarkentaa kirjanpitäjälle ostoja tehdessä ja ilmoittaessa, jotta on selkeää voidaanko siitä tehdä poistoja muiden ehtojen täyttyessä.
Esimerkiksi tietokoneissa nykypäivänä harvemmin suositellaan käyttöiän olevan yli kolmea vuotta, jonka takia monesti ne merkitään suoraa liiketoiminnan kuluksi eivätkä täten voi olla poistettavaa kalustoa. Mikäli yli kolmen vuoden käyttörajan kuitenkin suunnitellaan ylittyvän ja tietokone maksaa yli 1200 €, on se poistoihin kelpuutettavaa kalustoa – muussa tapauksessa se on kulua, josta ei voida tehdä poistoja. Samaan tapauskohtaisesti määriteltävään kokonaisuuteen kuuluvat monesti esimerkiksi 1200 € rajan ylittävät puhelimet, tulostimet, kamerat ja niiden objektiivit sekä jotkin erikoismittalaitteet.
Poistot ja pienhankinnat pähkinänkuoressa
Yksinkertaistettuna:
- Liiketoiminnan kulu: vähäarvoinen hankinta, joka kuuluu päivittäisen yritystoiminnan piiriin eikä välttämättä kerrytä käyttöomaisuutta
- Käyttöomaisuus: yrityksen omistama tai hallitsema omaisuus
- Pienhankinta: vähäarvoinen käyttöomaisuushankinta, joka voidaan tietyin edellytyksin vähentää verotuksessa kerralla.
- Poisto: pitkäaikaisen hankinnan, yleensä käyttöomaisuudeksi muodostuneen, hankintamenon vähentämistä useamman vuoden aikana, jolloin siitä voi olla hyötyjä yhteisöverotuksessa.
Kaikki yrityksen ostamat tavarat eivät siis ole automaattisesti pienhankintoja tai kasvata käyttöomaisuutta, vaan kokonaisuus ratkaisee!
Mitä yrittäjän pitää toimittaa kirjanpitäjälle?
Kirjanpitäjä tarvitsee hankinnoista riittävät tiedot, jotta hän voi arvioida niiden oikean käsittelyn. Käytännössä kannattaa toimittaa ainakin:
- ostolasku tai kuitti
- tieto siitä, mitä on hankittu
- hankinnan käyttötarkoitus
- tarvittaessa tieto siitä, missä ja miten hankintaa käytetään
- mahdolliset rahoitus- tai leasing-sopimukset.
Erityisesti suuremmista hankinnoista kannattaa ilmoittaa kirjanpitäjälle etukäteen. Näin voidaan jo hankintavaiheessa arvioida, onko kyseessä normaali liiketoiminnan kulu, pienhankinta vai käyttöomaisuus, josta tehdään poistoja.
Poistot ja pienhankinnat ovat osa yrityksen normaalia taloushallintoa
Poistojen ja pienhankintojen taustalla olevat periaatteet kannattaa tuntea. Yrittäjän ei tarvitse osata verolainsäädäntöä ulkoa, mutta on hyvä ymmärtää, miksi 500 euron työväline ja 20 000 euron tuotantokone eivät välttämättä näy kirjanpidossa samalla tavalla.
Tärkeintä on olla tekemättä hankintoja pelkästään verovähennyksen vuoksi. Ensin kannattaa kysyä, tarvitseeko yritys hankintaa ja tuoko se liiketoiminnalle todellista hyötyä. Sen jälkeen voidaan miettiä, miten hankinta käsitellään kirjanpidossa ja verotuksessa.
Jos olet tekemässä suurempaa hankintaa tai pohdit, onko jokin hankinta pienhankinta vai poistettava käyttöomaisuuserä, kysy asiaa Taloustietäjältäsi jo ennen ostosta. Näin hankinta saadaan käsiteltyä oikein alusta asti!