Onko teillä pikkujoulut jo suunnitteilla – tai ehkä jopa kalenterissa? Ennen kuin kuoharipullo poksahtaa ja glögimukit nousevat ilmaan, kannattaa pysähtyä hetkeksi pohtimaan taloushallinnon näkökulmaa. Henkilöstön pikkujoulut voivat olla yritykselle verovapaa, vähennyskelpoinen ja arvostettu henkilöstöetu – kun asiat hoidetaan oikein. Säädökset tulevat verottajalta, ja vuonna 2025 ne kuuluvat ja ne tulee tulkita oheisella tavalla.
Tässä käytännön muistilista, jonka avulla varmistat, että pikkujoulut näkyvät myös kirjanpidossa niin kuin pitää.
1. Järjestä juhlat kohtuullisuuden rajoissa koko henkilöstölle
Yritys saa vähentää henkilöstön pikkujouluihin liittyvät kulut verotuksessa, kunhan:
- Juhla on tarkoitettu koko henkilöstölle, ei vain tietyille henkilöille, tiimeille tai johdolle.
- Tilaisuus on järjestetty henkilöstölle, ei esimerkiksi asiakkaille tai kumppaneille (heidän kanssaan tilaisuus muuttuu edustustilaisuudeksi)
- Tilaisuus on kohtuuden rajoissa järjestetty – eli ei ylenpalttisen kallis, vaan suhteutettu esimerkiksi yrityksen kokoon ja budjettiin.
Verovapaus perustuu siihen, että kyseessä on henkilöstön yhteinen virkistystilaisuus, ei yksityinen etu. Nämä säännöt ovat tietenkin suhteellisia, ja niiden täytyy olla linjassa yrityksen muiden kulujen, käytäntöjen ja tapahtumien kanssa.
2. Tarjoilut kuuluvat virkistyskuluihin
Pikkujouluihin kuuluu usein ruokaa, juomaa ja naposteltavaa. Yrityksen näkökulmasta tällaiset kulut kuuluvat virkistysmenoihin, kun tapahtuma täyttää verovapauden edellytykset.
Tähän sisältyy esimerkiksi:
- Alkoholilliset juomat, kuten kuohuviini, viini, olut tai glögi
- Ruoat ja naposteltavat, olipa kyseessä buffet, illallinen tai pientä purtavaa
Alkoholi ei itsessään tee kulusta edustusta – olennaista on, että tarjoilu on kohtuullista ja tilaisuus on tarkoitettu henkilöstölle, ei ulkopuolisille tai liikekumppaneille.
3. Lahjoissa ja lahjakorteissa on tiettyjä rajoitteita
Moni yritys haluaa muistaa henkilökuntaansa myös pienellä lahjalla. Se on täysin sallittua, ja oikein toteutettuna myös verovapaata sekä työntekijälle että yritykselle.
Tärkeää on huomioida seuraavat asiat:
- Lahjan tulee olla satunnainen ja kohtuullinen (yleinen suositus on enintään n. 100 €)
- Lahjan tulee olla esine tai nimetty palvelu – esimerkiksi kirja, villasukat, hyvinvointituote tai tietty tuote-elämys
Rahalahjat ja lahjakortit ovat lähtökohtaisesti veronalaista etua, paitsi jos lahjakortti on tarkasti kohdennettu tiettyyn tavaraan tai palveluun (esimerkiksi ”teatterilippu” tai ”kampaamopalvelu”).
Jos lahjakortti toimii kuin käteinen raha, se muuttuu työntekijälle veronalaiseksi tuloksi, josta on maksettava normaalit palkkaperusteiset sivukulut. Mikäli ostat siis lahjakortin varmista, että se toimii vain tiettyihin palveluihin ja tietylle palveluntarjoajalle – tälläiseen on runsaasti palveluntarjoajia.
4. Etäpikkujoulut ja vähennyskelpoisuus ovat nykyaikaa
Nykypäivänä yrityksen henkilöstö voi olla levittäytynyt laaja-alaisesti pitkin Suomea ja maailmaa, jolloin on hyvä huomioida myös etänä töitään tekevät työntekijät jotka eivät syystä tai toisesta pääse pikkujouluihin livenä osallistumaan.
Myös etänä järjestettävät pikkujoulut voivat nykyään olla yritykselle verotuksessa vähennyskelpoisia, kunhan työnantaja huolehtii tarjoiluista keskitetysti. Ruokaan tai juomiin kohdistuvat lahjakortit eivät ole vähennyskelpoisia, koska ne rinnastetaan rahana maksettavaan palkkaan ja siten veronalaiseen etuun.
Käytännössä keskitetysti hoitaminen voi tarkoittaa, että ruoka ja juomat toimitetaan työntekijöiden koteihin tai ne noudetaan ennalta sovitusta paikasta. Tällöin on myös hyvä, että työnantaja on tehnyt tilauksen etukäteen.
5. Hoida kuitit kuntoon ja merkitse kulu selkeästi
Pikkujoulujen järjestämisen yhteydessä voi kertyä useita eri kuluja: tilavuokra, tarjoilut, ohjelmanumerot, somistus, lahjat ja niin edelleen. Kaikki nämä tulee kirjata kirjanpidossa oikein, jotta vähennykset voidaan tehdä verottajan ohjeiden mukaisesti.
Muista merkitä jokaiseen kuitin tai maksutapahtuman yhteyteen:
- Mitä kulu koskee: esimerkiksi “pikkujoulutarjoilu”, “henkilöstön lahjat”, “tilavuokra”
- Kenelle kulu kuuluu: esimerkiksi “koko henkilökunta”, “asiakaspalvelutiimi” tai “Hyvinkään toimisto”
Jos käytät sähköistä taloushallinnon järjestelmää, voit lisätä nämä tiedot suoraan tositeriveihin – ja me Taloustietäjät näemme heti, mistä on kyse.
Yhteenveto
Henkilöstön pikkujoulut ovat tärkeä osa yrityskulttuuria ja työhyvinvointia. Kun juhlat suunnitellaan oikein ja kulut käsitellään asianmukaisesti, ne ovat yritykselle verotuksellisesti kannattavia ja työntekijälle aidosti ilahduttavia.
Hyvin hoidettu pikkujoulu ei jätä jälkeensä kirjanpidollista hämmennystä – vaan iloisen mielen ja siistin tilinpäätöksen.